Quick scan voor communicatie van woningcorporaties
Een goed begin, het halve werk
Hoe vaak hebben we dat al niet gehoord? Toch gaan we vaak meteen aan de slag. In onze eigen opinie goed overdacht. Maar is dat altijd ook zo? Hadden we vooraf niet beter de risico’s van onze acties moeten inschatten? Hadden we het dan niet heel anders gedaan? Om deze vragen voor te zijn, ontwikkelden we een integrale communicatie Quick Scan voor leefbaarheids-, onderhouds- en bouwprojecten. We analyseren het project vooraf en delen het in in één van de vier kwadranten van de Quick Scan. Dat voorkomt extra werk en frustratie en leidt tot een passende communicatiestrategie. Om u een indruk te geven van deze Quick Scan wordt deze in onderstaande tekst kort samengevat.

Vraagstuk
Wanneer is het basismodel dat hierna wordt uitgewerkt, bruikbaar?
Als u voorafgaand aan een project antwoord wilt op de volgende vraag:
Hoe communiceer ik in de ontwikkeling en uitvoering van beleid zo effectief ogelijk met mijn bewoners / huurders en andere belanghebbenden en welke communicatiemiddelen en methoden zet ik daarvoor in?

Waarom

In het realiseren van beleidsdoelstellingen is effectieve communicatie met bewoners / huurders en andere belanghebbenden één van de belangrijkste succesfactoren. Tijdens de projectontwikkeling en -uitvoer zijn er veel momenten waarop contact is met (potentiële) bewoners en andere belanghebbenden. Om welke reden ook. Soms moeten bewoners geïnformeerd worden over een bepaald onderwerp. Soms zet je communicatie in om draagvlak te creëren en zoek je met elkaar naar nieuwe oplossingen. Veel interactie is dan vereist. Interactie moet echter geen doel op zich zijn. Niet voor ieder project is het een vereiste. Sterker nog, soms is het een veel te ingewikkeld proces om in te gaan of staat de beslissing al vast en werkt het alleen ontevredenheid in de hand.

Wat
De inzet van louter traditionele communicatie past niet meer in deze tijd. Maar hoe bepaal je dan wel een passende communicatiestrategie? Dat blijkt in de praktijk lastig. Niet alleen omdat er een veelheid aan mogelijke communicatievormen - methoden is, maar vooral ook omdat effectieve communicatie vereist dat je op een integrale manier naar de betreffende projecten of de te ontwikkelen en uit te voeren beleidsdoelstelling kijkt. Dat vraagt om een nieuwe aanpak en een multidisciplinaire kijk op communicatie. Daartoe is een Quick Scan ontwikkeld. In een korte intensieve sessie wordt met alle relevante betrokkenen zoals de projectleider, gebieds- of buurtbeheerders, verantwoordelijke manager (bijvoorbeeld manager wonen of districtsmanager) en/of communicatieadviseur het betreffende project geanalyseerd met als doel om te komen tot een gezamenlijk beeld en de keuze in de passende communicatievormen. Een tijdsinvestering aan het begin die zich later ruim terug verdient.

Hoe: de Quick Scan
Met de Quick Scan analyseren we het project door middel van een set van vragen en delen het in in één van de vier kwadranten. Een project wordt daarbij onder anderen geanalyseerd op basis van complexiteit van het project en of bijvoorbeeld het project vanuit de corporatie gedreven of vanuit de bewoners voortkomt? Op basis hiervan bepalen we snel de richting voor communicatie. Elk kwadrant kent z’n eigen communicatiestrategie en instrumentarium zodat de communicatie zo effectief mogelijk wordt met passende communicatiemiddelen - methoden.

Communicatie over beleid is gericht op overdracht van kennis. Het is de oervorm van communicatie wanneer we het hebben over zenden. Er is veel duidelijkheid over wat er gaat gebeuren. De communicatie is informerend en gericht op kennisoverdracht. Er wordt in dit geval dus geen interactieve campagne opgezet.

Communicatie als beleid zegt meteen wat het is. Eén van de instrumenten die bij het beleid horen is de communicatie zelf. Begrip is het centrale woord. Omdat het probleem niet complex is kunnen vaak massamediale instrumenten worden ingezet om de doelgroep te bereiken.

Bij communicatie voor het beleid gaat het om het creëren van betrokkenheid. Er zijn verschillende methodieken, maar in complexe situaties zetten we vaak ‘complex sales’ in. Het gaat dan niet alleen om handhaving, maar om het onder het voetlicht brengen van een onderwerp; het moet als het ware worden verkocht. Complex sales is een zeer doelgerichte methode die ingezet wordt om draagvlak te krijgen voor een al bedachte oplossing. Er wordt gelobbyd met stakeholders en invloedrijke individuen (ambassadeurs). Kernboodschappen worden ontwikkeld, medestanders worden gezocht en gevonden en potentiële tegenslagen worden bijgehouden en weggewerkt.

Bij communicatie in het beleid zien we communicatie veel meer als functie. Aan de hand van probleemgeoriënteerde en open interactieve methodieken wordt een oplossing gezocht. Het gaat dan niet meer over projecten en programma’s, maar juist over processen. Een heel andere benadering is dan vereist. Interactie staat voorop. Zowel in- als extern. Een zeer complex proces waarbij verwachtingen over en weer duidelijk moeten zijn uitgesproken.

Heeft u interesse in de gehele Quick Scan. Neem contact op via
T (0548) 654 954

Reggeweg 5, 7447 AN, Postbus 3, 7447 ZG Hellendoorn, T (0548) 65 49 54, E info@overcom.nl , I www.overcom.nl